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Diario de campo.

“PRIMER CENTRO VIRTUAL DE CONVENCIONES EN LATINOAMÈRICA”

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Me permito reproducir el texto de Hernán Yaguana, publicado en el EventosEcuador.com:

La Unidad de Congresos y Eventos de la Universidad Técnica Particular de Loja, ha creado el primer centro virtual de convenciones en Latinoamérica, su construcción se basa en un modelo similar a un entorno virtual de aprendizaje (actuales plataformas informáticas diseñadas para la educación en línea), la mayoría de los elementos que conforman su estructura son herramientas de la WEB 2.0 como: chat, skype, audio – video streaming, podcast, flicker y youtube. Una idea preliminar que sirvìo como referencia para su mentalización son los famosos campos abiertos para eventos participativos conocidos también como Barcamps.

El objetivo del Centro Virtual de Convenciones (CVC-UTPL) es propiciar la organización de distintos eventos y certámenes vía internet, hacer que los contenidos que se discuten en los grandes salones y auditorios de las grandes ciudades, puedan ser accesibles para todos, en otras palabras democratizar el conocimiento.

En la página principal del CVC-UTPL (gráfica) se encuentra la información correspondiente a los eventos que están a disposición tanto los pagados como los gratuitos, y de igual manera de los que ya se ejecutaron. Para suscribirse a un certamen se hace clic sobre el nombre del evento, luego el sistema inicia un registro donde se solicitan algunos datos del usuario, posteriormente se envía al mail del solicitante la contraseña y la clave para que pueda acceder. En caso que el evento tenga un costo el pago se lo hace directamente por pay pal (sistema informático de cobro que registra los datos del usuario, hace el descuento desde una tarjeta de crédito, y luego envía una copia al mail del usuario). Algunas opciones adicionales que se encuentran en la página principal son: la guía de como participar, aviso legal, contactos, una lista completa de los eventos próximos y algunas funciones más que el visitante las podrá mirar entrando a http://www.utpl.edu.ec/convencionesv.

La panorámica que se aprecia en la gráfica, nos da a entender que se trata de una herramienta que en su entorno confluyen muchos elementos, que al disponerlos de forma adecuada nos dan la estructura del CVC-UTPL: un canal de televisión, un canal de audio, calendario de eventos, un módulo para materiales, secretaría, biblioteca, listador de personas, eventos paralelos, actividad reciente, soporte técnico en línea, video llamada, fotos del evento, chat personalizado por áreas, videoteca en línea y un modulo de mensajes permanentes desde donde se puede enlazar material, proponer un foro, una encuesta, enlazar un archivo, etc.
La administración del CVC-UTPL permite que en cada evento se pueda disponer o no de ciertos elementos, por decir, en un evento gratuito el administrador puede suprimir la biblioteca y la secretaría, o puede disponer para que ciertas funciones estén disponibles para un grupo en particular. Esta flexibilidad hace que cada congreso, acto o certamen tome una característica propia de acuerdo a sus necesidades e intereses.
VENTAJAS DEL CVC-UTPL

El CVC-UTPL al ser una herramienta que territorialmente está construida en la plataforma red de la Internet (ciberespacio) dispone de algunas ventajas, en comparación con los centros de convenciones físicos, que la hacen ver como una herramienta favorable para convertirse en videoteca educativa, , gestar el conocimiento post eventos, crear contenidos a la carta y expandir los eventos al mundo.
Videoteca educativa.- Hasta ahora gran parte del material audiovisual y escrito que se genera en los congresos y eventos, finalizados los mismos, se convierte en memorias que van a reposar en las videotecas o armarios de las instituciones “creando un tesoro sin valor”. En países como el nuestro las videotecas de las instituciones educativas no son actualizadas permanentemente, tienen poca publicidad, a ello se suma la falta de costumbre de nuestros estudiantes por indagar documentos educativos desde lo audiovisual.

Si miramos con detenimiento, cada evento contribuye con material formativo que puede tener un alto valor para quienes por alguna razón: ya sea que no se enteraron, no pudieron viajar, tienen algún impedimento físico o por cuestiones diversas no acudieron al evento; o para quienes acudiendo no estuvieron pendientes o presentes cuando se hablo de algo en particular.

El CVC-UTPL rompe con esas barreras, dado que cuenta con un repositorio donde se van acumulando los videos y textos de cada jornada, de manera que cualquier persona pueda disponer de ellos en el momento que lo desee, asincronismo.
Gestión del conocimiento institucional (Know how de cada evento). La mayoría de los organizadores de eventos, sobre todo de tipo académico, no toman en consideración que un certamen no finaliza con las “conclusiones” que se dan el último día; sino que siempre quedan pendientes inquietudes y necesidades posteriores.

Es vital gestar el conocimiento post evento, se amplían las posibilidades de crear nuevos eventos, aparecen nuevas propuestas, se da seguimiento a los planteamientos realizados, se forman grupos de discusión o redes, se concretan nuevos proyectos, etc.

El CVC-UTPL al ser un espacio virtual permanece abierto durante el tiempo que se estime conveniente para dar el seguimiento a todas las actividades posteriores que se puedan generar luego de los días propios del evento.

Contenidos a la carta.- Hoy en día los congresos y eventos han dejado de tratar temas generales, y se van más por los contenidos específicos, ya no es el congreso latinoamérico de salud, sino el congreso latinoamericano de la prevención de enfermedades cancerígenas, por citar un ejemplo. La ciencias desde hace rato dejaron de ser generales, por eso la demanda de los profesionales es también bien selectiva.

El CVC-UTPL hace posible que cada persona desde su hogar u oficina, conectado a un computador, tenga la capacidad de seleccionar que eventos son los más adecuados para su perfil y participar de ellos.

Expandir los eventos al mundo.- El alcance ilimitado que tiene la red internet hace posible que los conocimientos ya no se queden estancados entre paredes, mediante la tecnología del streaming pueden ser visualizados en cualquier lugar del planeta.

En mayo del 2008 en la selva Chiquitana de Bolivia se efectúo el I Congreso Internacional Chiquitano denominado “La misión Jesuita en territorios de frontera en América”, un lugar donde la accesibilidad física y de internet no son las mejores, por encina de eso se pudo transmitir el congreso para todo el mundo utilizando un ancho de banda limitado. En Ecuador lo pudieron seguir al congreso de forma simultánea varias personas de la Universidad Técnica Particular de Loja.

La idea de generar eventos virtuales y eventos combinados (presencial- virtual), hace que el CVC-UTPL fomente el nexo que en muchos casos no existe entre medio y educación. En el mundo hay muchas personas que tienen el deseo y la necesidad de capacitarse, pero no disponen de los recursos y el tiempo, esta herramienta sin duda va a llegar a un gran número de esas personas, abriendo la posibilidad de una formación continua.

La experiencia un factor clave…
Desde finales del 2004 la Universidad Técnica Particular de Loja cuenta con un Centro de Convenciones de primer nivel y una infraestructura adicional que permiten albergar alrededor de 2000 personas, en estos espacios hasta la fecha se han realizado más de 1500 eventos tanto locales, nacionales e internacionales. El trabajo en la organización de congresos ha sido reconocido en todo Iberoamérica, los docentes investigadores que laboran en la unidad han sido invitados a exponer su experiencia en España, Bolivia y Colombia.

Además en el 2008 La Unidad de congresos y eventos de la UTPL obtuvo el galardón a la excelencia en la organización al mejor evento académico, al mejor congreso y una mención de honor al mejor evento del año. Todo este recorrido, sin duda, sustenta la propuesta del CVC-UTPL. Simular los procesos que se dan en presencia desde lo virtual es algo nada fácil, mirar con detenimiento cada acto y tratar de imitarlo desde la web se ha convertido en un rompecabezas que ha demandado cerca de seis meses entre identificación, construcción y pruebas preliminares.

El Centro Virtual de Convenciones de la Universidad Técnica Particular de Loja (CVC-UTPL), entra dentro de las propuestas innovadoras que la web 2.0 está creando en el mundo, al igual que el Centro Virtual del Instituto tecnológico de óptica, color e imagen (AIDO) en España, que es la referencia más inmediata que existe en este sentido.

El CVC-UTPL está a disposición de las instituciones o entidades que deseen vivir la fascinante experiencia de organizar eventos desde la WEB.

Redacción: Hernán Yaguana Romero, docente investigador UTPL

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Written by abelsuing

abril 22, 2009 a 12:09 am

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